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Estrategias prácticas para escalar la agilidad en las organizaciones (Parte I)

Sabemos que el primer gran desafío de toda organización que busque adoptar la agilidad es pasar primero por una fase de testeo inicial, un piloto que involucra la creación uno o más equipos ágiles, permitiendo de esta forma tener una primera aproximación a la nueva forma de trabajo y probar sus resultados, de manera de generar confianza y optimismo en la organización a la vez que se entusiasma a nuevos equipos de la empresa para sumarse a la iniciativa.

Pero a partir de aquí aparece siempre el problema de cómo dar el segundo paso, cómo traspasar la forma de trabajo a nuevos equipos de forma eficiente y sin perder los beneficios obtenidos a la fecha, evitando el riesgo de dar pasos en falso y complicar la iniciativa.

En general este paso no es tan evidente, ya que marcos de trabajo como Scrum no abordan esta problemática de forma clara y otras más especializadas como Safe lo hacen considerando equipos y presupuestos mucho mayores a los que cuentan las empresas de nuestra región.

En TINET hemos afrontado varias veces este problema con nuestros clientes y, en base a nuestra experiencia, hemos querido compartir esta serie de artículos con algunas estrategias y recomendaciones prácticas para afrontar este desafío. 

Split and Seed

Esta estrategia consiste en tomar al equipo ya establecido y exitoso en agilidad, con todos los conocimientos acerca del proyecto o temas de interés, y dividirlo en 2 o más equipos y luego incorporar nuevos profesionales para así poder completar los equipos de trabajo con nuevos participantes a los cuales enseñar y compartir los conocimientos necesarios. Las características de esta estrategia son:

  • Ventajas: 
    • Permite crear nuevos equipos de trabajo muy rápidamente.
    • Asegura que cada equipo cuente con personas experimentadas
  • Desventajas:
    • Hay que tener cuidado con dividir al equipo en muchos subequipos a la vez y diluir mucho la experiencia
    • Se pierde el equipo original

Grow and Split

Esta estrategia consiste en ir periódicamente incorporando nuevos profesionales al equipo ágil ya formado para generar mayor volumen y experiencia, y luego separarse para formar un  nuevo equipo ágil. Esta aproximación requiere una buena coordinación con el plan de agilidad organizacional, ya que requiere que el despliegue de los conocimientos básicos de agilidad para los nuevos equipos sean entregados periódicamente a los profesionales y no antes de la conformación propiamente tal. Las características de esta estrategia son:

  • Ventajas:
    • Permite asegurar que cada nuevo equipo cuente con personas experimentadas en agilidad y con los lazos con el equipo anterior para consultas y referencias.
    • Mantiene los equipos originales con pocas alteraciones
  • Desventajas:
    • Es un proceso más algo lento que el anterior
    • Requiere mayor integración con el plan de agilidad organizacional

Shadowing

La idea principal de esta estrategia es que se vayan incorporando nuevos profesionales adicionales a los equipos ágiles ya experimentados en formato “Shadowing”, es decir, en modo de observador hasta que ya adquieren el conocimiento necesario para salir a formar un nuevo equipo ágil por ellos mismos, siguiendo una estrategia similar al método de levadura descrito anteriormente. Las características de este método son:

  •  Ventajas:
    • Permite un plan de adopción de agilidad más homogéneo en el tiempo
    • Mantiene los equipos originales prácticamente sin ninguna alteración
    • No afecta la productividad de los equipos originales
  • Desventajas:
    • Es el método más lento que de todos
    • Requiere mayor integración con el plan de agilidad organizacional

En resumen, sabemos que estos son lineamientos y recomendaciones generales, y que cada empresa necesita enfrentar el desafío de escalamiento de la agilidad de una forma distinta y adecuada a las necesidades y requerimientos particulares que esté enfrentando en cada momento, pero creemos que estos métodos pueden servir de base para definir una estrategia que permita hacer crecer la agilidad de una forma controlada, práctica y escalable.

En la siguiente parte de esta serie de artículos discutiremos cómo y cuándo utilizar estos métodos, y cual ha sido nuestra experiencia al ponerlos en práctica.

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